Ansvar for å besvare innkomne brev:

• Arkivverdige dokumenter blir registrert i sak-/arkivsystemet av arkivtjenesten, og lagt på den enkelte saksbehandler, som dermed har ansvar for å besvare.
• Hvis saksbehandler ikke er den riktige til å besvare dokumentet, har vedkommende mulighet til å videresende dokumentet til en annen saksbehandler i egen enhet. Hvis hele saken skal flyttes til annen saksbehandler, så må det gis beskjed til arkivet. Saksbehandler har ikke anledning til å flytte en sak over til annen saksbehandler.
• Hvis arkivtjenesten er usikker på hvem som er riktig saksbehandler, registreres dokumentet på Enhetsleder.
• Enhetsleder har ansvar for å overføre dokumentet til den rette saksbehandleren, som dermed får ansvaret med å besvare. Enhetsleder har mulighet til å flytte hele saker over til annen saksbehandler i enheten.
• Hvis et innkommet dokument er registrert på feil enhet, så må arkivtjenesten få beskjed. Det er kun arkivtjenesten som har mulighet til å flytte dokumenter og saker mellom enhetene.