Instruks for deponering av papirbasert arkiv ved IKA Trøndelag
Revidert vår 2011
Instruksen bygger på Riksarkivarens ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner” (Riksarkivaren 01.06.2002).
1) Hva skal deponeres?
1.1) Kommunen skal deponere arkiv som er gått ut av administrativ bruk, vanligvis arkiv som er 25 – 30 år gammelt.
1.2) Arkiv etter organer som er lagt ned eller omorganisert slik at det ikke er noe organ som benytter arkivsakene i sin virksomhet.
2) Krav til arkiv som skal deponeres
2.1) Arkivmaterialet skal være ordnet etter proveniens.
2.2) Arkivmaterialet skal være ordnet og renset for arkivfiendtlig materiale.
2.3) Arkivmaterialet skal være kassasjonsbehandlet.
2.4) Hvert arkivstykke skal være merket med arkivskaper, innhold, tidsrom og løpenummer.
2.5) Det skal utarbeides en deponeringsliste som følger materialet. Denne listen skal føres på stykknivå, og den skal inneholde opplysningene i pkt. 2.3.
2.6) Protokoller ført på løsblad skal bindes inn før deponering. Innbindingen skal være av type godkjent av Riksarkivaren.
2.7) Saksdokumenter skal legges i syrefrie omslag. Omslagene skal være påført informasjon om innholdet, for eksempel saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc.
2.8) Arkivmateriale som ikke skal bindes inn skal pakkes i arkivbokser av type godkjent av Riksarkivaren.
2.9) Registre og andre fortegnelser over deler av arkivet skal følge deponeringen.
2.10) Dersom deler av materialet er gradert, underlagt taushetsplikt, eller av andre grunner unntatt fra offentligheten, skal dette fremgå av deponeringslisten.
3) Prosedyrer for gjennomføring av deponering
3.1) Kommunen skal kontakte IKA i god til før deponeringen skal gjennomføres. Dette skjer ved oversendelse av skjema ”Melding om deponering”. Skjemaet skal inneholde opplysninger om:
- hvilket/ hvilke organer/arkivskapere som deponerer,
- hva slags materiale som inngår i deponeringen
- i hvilket tidsrom materialet er skapt
og en gjennomnummerert liste over de arkivstykker (protokoller og bokser) deponeringen består av.
3.2) IKA kontrollerer listen og returnerer skjemaet som godkjent, eventuelt ber kommunen om at det gjøres endringer før deponeringen finner sted
3.3) Kommunen og IKA blir enige om tidspunkt for deponering.
3.4) Kommunen pakker bokser og protokoller i flyttekasser som nummereres i henhold til deponeringslisten. Kassene settes på paller.
3.5) Kommunen sørger selv for transport av arkivmaterialet til IKAs magasin. Bilen må ha lukket lasterom og være utstyrt med lift for transport av paller. Arkivmaterialet bør ikke stå i lasterom over natten.
3.6) IKA tar i mot materialet, setter det opp i magasinet og kontrollerer hvorvidt deponeringen stemmer overens med deponeringslisten. Når deponeringen eventuelt blir godkjent, sender IKA kommunen kvittering for det deponerte materialet.
Skjema - avleveringsliste til depot
Andre reglement:
Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner
Avlevering av papirmateriale - Riksarkivaren
Krav til arkivlokaler - en veilledning for offentlige organer
