Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Pakking og avlevering av arkiv til arkivdepot hos IKA Trøndelag

 

  1. Gå gjennom det som skal kastes/makuleres. Kassering er kun aktuelt hvis vi har godkjent kassasjonsplan for det gjeldende materialet.
    Det som skal makuleres – bruk makuleringsmaskina ute i gangen.
    Det som skal kastes – dere samler dette sammen og kaster det i avfallsdunken ute. Servicekontoret har brikke. 
  2. Materialet som skal tas vare på:
    Rydd vekk plast, binders og gummistrikk,  og pakk materialet ned i de nye hvite arkivboksene som er innkjøpt. Her er det viktig at dere er nøye, for materialet blir kontrollert når det ankommer depot i Trondheim. Noen av boksene står inne i tilfluktsrommet, mens resten står ute i gangen på en palle. Det som fra før ligger i brune bokser må flyttes over i hvite bokser. Det er kun de nye hvite boksene som godtas hos IKA Trøndelag.
  3. Skrive på boksene:
    På den ene kortsiden av boksene (der det stikker frem en flik) skriver dere med blyant. Skriv litt nedpå siden.  Jeg har laget en testboks for å vise dere hva/hvordan dere skal skrive. Testboksen er plassert på bordet i arkivrommet. Skriv på navn på arkivskaper (avd) , innhold og tidsrom.
  4. Hvordan pakke og nummerere boksene:
    Pakk ned arkivmaterialet som hører sammen, i serier. Når dere har pakket ned alt som hører med i samme serie, så nummererer dere boksene (se testboksen) fra 1 osv.  Hver serie starter fra nr 1.
  5. Føre avleveringslister:
    Etter at dere har nummerert en serie, så tar dere en avleveringsliste og fører inn boksnr, innhold, tidsrom, arkivkode (hvis dere finner den) og evnt om innholdet i boksen er u.off.
    Lag 1 liste for hver serie dere pakker ned. Legg avleveringslisten fremst i boks 1 i den serien listen tilhører.
  6. Plassering av arkivmaterialet etter ferdig pakking, påskriving og nummerering:
    Finn en tom reol i tilfluktsrommet, og sett boksene der etter hvert som seriene blir ferdige.

 

Kvalitetssikring og nedpakking av klargjort arkivmateriale
Arkivtjenesten kvalitetssikrer boksene i forhold til nummerering og påskrift, evnt sjekker hjemmel for u.off, og setter boksene i pappesker etter nummerering og etter serie. Eskene merkes med serienr og arkivboksnr. Kopi av alle avleveringslister sendes på mail til IKA Trøndelag og det gjøres avtale om aktuell dag for mottak av arkivmaterialet.

Kjøring av arkiv
Transporttjenesten sørger for å kjøre arkivmaterialet innover til IKA Trøndelag. Arkiv sender en bestilling til sjåfør og avtaler dag.

Laster...