Generelt

Postbehandlingen er første leddet i arkivdanningsprosessen, og langt på vei bestemmer håndteringen kvaliteten i informasjonsflyten. Postbehandlingen er dermed en sentral del av dokumentbehandlingen og funksjonen bør derfor organiseres som en del av arkivtjenesten, eller i det minste samordnes med denne dersom en har egne postavdelinger som ikke har øvrige arkiveringsoppgaver. Ved bruk av elektronisk post er det spesielt viktig å integrere denne med elektroniske registreringsenheter og sakssystemer.

Det er derfor nødvendig å ha tenkt gjennom de ulike ledd i postbehandlingsprosessen, fra postmottaket til arkiveringen, og etablere gjennomtenkte og rasjonelle rutiner som sikrer en bevisst bruk av dokumentasjonen som ressurs. Gjennom postbehandlingen legger en grunnlaget for oversikt og kontroll med hvor dokumentasjonen til enhver tid befinner seg i virksomheten og sørger for at det er relevant dokumentasjon som tilflyter saksbehandler når det er behov for den.

Arbeidsområdene som inngår i behandlingen av post og saksdokument inndeles her i:

• Behandling av inngående dokumenter
• Oppfølging og saksbehandling
• Behandling av utgående dokumenter

Behandling av inngående dokumenter

Det er flere arbeidsoppgaver som en må tenke gjennom i behandlingen av den inngående posten, og som bør nedfelles i arkivreglementet:

• Postmottak og «dokumentfangst»
• Sortering og åpning av post
• Stempling og klassering
• Registrering
• Fordeling og tilrettelegging

Postmottak og «dokumentfangst»

Det er viktig at det er rutiner som fanger opp all inngående og utgående korrespondanse, og som sørger for at denne blir brakt til arkivtjenesten til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personlig levert post, post til styrer og utvalg, osv. "Dokumentfangst" er et begrep som enkelte bruker for å betegne dette. En bør ha tenkt nøye gjennom bruken av telefaks og elektronisk post, og få nedfelt klare retningslinjer for dette.

Det er viktig at en har kontroll over den elektroniske datafangsten. Utgangspunktet er at elektronisk sakspost skal betraktes som ordinære brev og journalføres i tråd med bestemmelser om dette. Dersom arkivverdige dokumenter mottas i elektronisk form skal de innlemmes i en fulltekstdatabase etter de samme prinsippene som de egenproduserte elektroniske dokumenter. På samme måte som arkivverdige dokumenter ikke skal oppbevares i saksbehandlers privatarkiv, skal et elektronisk arkiv ikke bestå av private filer på saksbehandlers PC. Dersom en ved elektronisk arkivering ikke har systemer, rutiner og lagringsformat som er godkjente av Riksarkivaren for langtidsoppbevaring, skal dokumentene kopieres over på arkivbestandig papir. Denne kopien er arkiveksemplaret og går til registrering.

Det er derfor viktig at det er en sentralisert postfunksjon i hver virksomhet, som har ansvaret for mottak og sending av post. Ingen dokumenter bør gå direkte fra avsender til saksbehandler. Bare slik er en sikret at posten går mellom virksomheter og ikke mellom personer.

Sortering og åpning av post

Selv om det kan være et eget postmottak i virksomheten må arkivtjenesten ha kontroll med åpning og sortering. Det er viktig at det er den tjenesten som skal registrere posten som åpner og sortere denne, slik at kontrollfunksjonen mellom åpning og registrering ikke svekkes. I det offentlige er det pålagt at all inngående post skal leveres uåpnet til arkivtjenesten Den elektroniske posten må behandles etter retningslinjer som sikrer sortering og registreringen av denne på samme måte som den øvrige posten.

Under åpningen er det viktig at en har klare retningslinjer som sikrer post som skal beskyttes ut fra spesielle hensyn, av sikkerhetsgrunner eller ut fra lovbestemt taushetsplikt. Dette kan eksempelvis være verdipost, gradert post og anbud. Samtidig er det viktig å ha klare rutiner for post til styrer og utvalg og personlig adressert post.

• Verdipost bør åpnes etter egne retningslinjer. I Staten er det et krav at det skal være to personer ved åpning og at verdipost føres i egen verdiprotokoll.
• Gradert post, anbud og post unntatt offentlighet skal behandles særskilt. Anbud skal eksempelvis ikke åpnes før etter anbudsrunden.
• Post til styrer og utvalg kan enten åpnes av arkivet eller sendes til vedkommende som har arkivansvaret dersom utvalgene har eget arkiv. Valg av framgangsmåte må med i rutinene for postbehandling.
• Personlig adressert post er kjennetegnet ved at personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Dersom stillingsbetegnelse er påført før navnet regnes det oftest som tjenestepost og ikke personlig post, selv om mottagers navn står foran virksomhetens. Personlig post sorteres vanligvis ut og bringes uåpnet direkte til adressaten. Dersom det viser seg at det er tjenestepost, skal den bringes umiddelbart til arkivet for registrering. Enkelte virksomheter har blitt enige med de ansatte om at det ikke skal mottas personlig post på arbeidsplassen, eller at denne posten skal behandles som all annen post.

I sorteringsfunksjonen er det viktig å ha innarbeidet gode rutiner for arkivbegrensning, slik at en kan skille mellom arkivverdig sakspost og arkivuverdig informasjonspost (infopost). Arkivbegrensning betyr at en skiller ut meldinger, orienteringer, reklame og annet materiale som ikke er gjenstand for vurdering og saksbehandling og som ikke har dokumentasjonsverdi for virksomhetens gjøremål. Slike dokumenter skal ikke journalføres eller arkivlegges, men kan fordeles direkte til rette vedkommende.

Det viktig at det tenkes gjennom hva som er arkivverdig dokumentasjon for virksomheten, og det bør lages et eget reglement for arkivbegrensning, med oversikt over det arkivuverdige materiale. Med bruk av elektronisk post er det særs viktig at er forberedt på den store mengde med reklame og annen informasjonspost som kan nå postkassene, slik at denne uten for mye arbeid kan arkivbegrenses.

Stempling og klassering av saksdokument

All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til journalen. Det er ingen regel for hvordan slike stempel skal se ut, men journalstempel som brukes i det offentlige skal som minimum inneholde rubrikker for:

• virksomhetens navn (dokumenteier)
• saks- og dokumentnummer i journalen
• (evt. kronologisk nummerering: løper./journalnr.)
• dato for journalføring
• arkivkode

Det utfylte journalstempelet «styrer» dokumentet gjennom virksomheten. En bør derfor tenke gjennom noe så «banalt» som å ta stilling til stempelrubrikker og dermed hvilke andre opplysninger det er nødvendig å påføre dokumentene. Dette kan være opplysninger om saksbehandler eller bestemmelse i henhold til lovverket som angår dokumentene:

• saksbehandler /avdeling
• unntatt offentlighet
• graderingskode
• kassasjonsfrist

Mange virksomheter har gjerne egne stempler for opplysninger knyttet til offentlighet og gradering.

Det er bare papirbaserte dokumenter som stemples og påføres registeropplysninger. I NOARK-4 baserte sak/arkivsystemer skal det være innbygget funksjonalitet for registrering og påføring av journalopplysninger på elektroniske dokumenter som virksomheten mottar i forbindelse med at de knyttes til sak. Dette gjelder først og fremst e-post. Man kan gjerne si at systemene åpner for en elektronisk "stempling" av e-post.

Selv om stempling av papirbasert post er mest utbredt i offentlig forvaltning, er journalstempel med ulik form og innhold også i bruk i mange private virksomheter. Husk at bruk av rødt stempel på en enkel måte bidrar til å skille en originalen fra en sort-hvit kopi.

Å påføre dokumentet en dekkende arkivkode etter de ulike klassifikasjonssystemer som er i bruk, kalles gjerne for klassering. Kodesystemene bør bygge på allment godkjente prinsipper og systemer for arkivering. I det offentlige skal sakarkivet være oppstilt etter en emnebasert arkivnøkkel som dekker alle saksområdene som virksomheten steller med. Dokumenter som tilhører samme sak skal arkivlegges samlet innenfor det emnet i arkivnøkkelen saksområdet hører hjemme. Fagsystemer og andre arkivserier som er skilt fra saksarkivet som spesialarkiver kan ha ulike fagkoder. Dette vil ofte være tilfelle for objektrelatert dokumentasjon som er arkivert på koder som identifiserer objektet. Eks. personalmapper arkivert etter navn (alfabet) eller fødselsnummer.

Den elektroniske arkivdanningen er i ferd med å bringe fram nye koder, og i dag diskuteres det bl.a. om strekkodesystemer er en aktuell klassifikasjon for å systematisere og kode framtidens elektroniske dokumentasjon. (Bruken av klassifikasjonssystemene skal være gjengitt som eget plandokument i form av en arkivoppsettplan). Selvkonstruerte systemer bør unngås. Innenfor det offentlige er det diskusjon om det er arkivpersonalet eller saksbehandler som skal klassere dokumentene, og rutinene for dette varierer.

Registrering

I offentlige virksomheter skal alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven (§2) regnes som saksdokumenter registreres i journalen dersom de undergis saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi (arkivforskriften §2-6). Journalen for saksposten kalles gjerne for brevjournal, postjournal eller løpende journal, for å skille denne fra andre journaler som klientjournaler, pasientjournaler eller vaktjournaler.

Når vi skal registrere informasjon er det viktig at vi velger registre og metoder som er funksjonelle når det gjelder å beskrive dokumentasjonen. Dette med tanke på at formålet med registreringen er at dokumenter identifiseres og beskrives slik at en får oversikt, behandlingskontroll og entydig gjenfinning. Samtidig skal en ivareta krav om offentlighet, innsyn og personvern i tråd med lovverket. Bruken av registre må derfor være gjennomtenkt, og en må ha vurdert hvor mange registre en har behov for. Det bør være klare føringer på hvilke inn- og utgående dokumentasjon som skal registreres i brevjournalen og hva som eventuelt kan føres i egne fagsystemer. Samtidig må det tas stilling til hvilke opplysninger om de enkelte dokumenter som skal registreres, slik at saksoversikt etableres ved å knytte tidligere relevant informasjon sammen med den nye, og slik at oversikt og behandlingskontroll etableres gjennom registrene. Adgangskontrollen til journalen må styres og reguleres gjennom klare bestemmelser om registreringstilgang og lesetilgang.
Mange fører papirbaserte journalark eller protokoller, men flere og flere tar i bruk NOARK-baserte sak/arkivsystemer. Det finnes ingen bestemmelser om hvordan en journal skal se ut, men for offentlige virksomheter finnes det klare minimumsbestemmelser i §2-7 i arkivforskriften om hvilke registreringsfelt en postjournal skal og bør inneholde. Følges disse bestemmelsene vil registreringen gjerne foregå i flere omganger og av ulike aktører.

Den grunnleggende registreringen foretas av arkivpersonalet. I papirbaserte (manuelle) journalene er det vanligst å føre en fortløpende nummerering av dokumentene innefor hvert år. Dette unikt løpenummer (journalpostnr./årstall) også kalt journalnummer, identifiserer det enkelte dokument. Dokumenter som hører til samme saksforløp, kan lenkes (kobles) sammen med henvisninger til hverandres løpenummer i journalen.

I stedet for slike kronologiske journaler fører enkelte saksregistrering med bruk av egne saksjournaler eller sakskort (journalkort). Her registreres alle dokumenter som tilhører samme sak fortløpende på samme sakskort under et felles saksnummer. Saksregistrering er også prinsippet for føring i elektronisk journal, og det er utarbeidet en egen detaljert kravspesifikasjon for elektronisk registrering i offentlig forvaltning. (NOARK-4, som er forkortelse for Norsk arkivsystem, versjon 4).

Iht. §2-7 i arkivforskriften skal postjournaler for registrering av inn- og utgående korrespondanse i offentlige virksomheter ha felt for registrering av følgende opplysninger:

• journalføringsdato
• saks- og dokumentnummer (journalnr. i papirbaserte journaler)
• sender og/eller mottaker
• opplysninger om sak, innhold eller emne
• dateringa på dokumentet
• arkivkode (etter arkivnøkkel)
• ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• avskrivingsmåte

I tillegg anbefales det i arkivforskriften å ha med opplysninger om:

• saksbehandler
• behandlingsfrister
• og andre opplysninger som er nyttige i den interne saksoppfølgingen

§2-7 i arkivforskriften presiserer også at dokumenter som tilhører samme sak på en eller annen måte skal lenkes sammen i postjournalen.

Husk, det er viktig at alle arkivverdig dokumenter fanges opp i registreringen. Det er ikke oversendelsesmåten, om brevet er papirbasert, på et elektronisk medium, i form av en filmrull, osv. som avgjør om det er arkivverdig og skal registreres, men innholdet.

Fordeling og tilrettelegging av registrert post

Det er viktig å ha effektive rutiner som sørger for at tilgjengelig og relevant informasjon når rette vedkommende. (Dette gjelder også informasjon som i utgangspunktet er arkivuverdig, som rundskriv, reklame, brev med kortvarig informasjonsverdi osv.) Enkelte virksomheter har tatt i bruk skanning av den innkomne posten for å skape en effektiv elektronisk «dokumentflyt» til ledere og saksbehandlere. Dermed er saksbehandlerne «selvbetjente» og kan gjennom oversikten i elektroniske registre søke fram de dokumenter de ønsker fra det elektroniske arkivet direkte til egen skjerm. Men mange tilrettelegger fortsatt posten for saksbehandling på mer tradisjonelle måter gjennom fysisk fordeling av posten. Og kanskje også ved ved bruk av manuell postliste.

Postlisten er en oversikt over inn- og utgående korrespondanse. Hvilke opplysninger om dokumentene som er registrert på listen kan variere fra virksomhet til virksomhet. Mange inneholder opplysninger om dokumentenes saksnummer, (evt. løpenr.), arkivkode, avsender, overskrift (dokumentinnhold), saksbehandler m.m. Postlistene er først og fremst en informasjon til ledere og saksbehandler om dagens post, samtidig som de kan gi meldinger om posten tilbake til arkivet. Ved bruk av elektronisk registrering er poslisten i praksis den løpende journalen.

Ansvaret for fordeling av saker og eventuelle unntak fra offentlighet, hviler på leder. Saksdokumenter, informasjonspost og en eventuell fysisk postliste fordeles derfor til lederne som har ansvaret for viderefordelingen til saksbehandlere. Fordeling av dagens post kan hos enkelte være kombinert ved bilegging av eldre sakdokumenter i de eksisterende saker de nyinnkomne dokumenter eventuelt tilhører. Dette for at saksbehandler i utgangspunktet alltid skal være sikret all tilgjengelig informasjon i saken. I slike tilfeller er det viktig at det er utlånsrutiner som sikrer tilbakeføring til arkivet og at materiale fra ulike saksmapper ikke blandes sammen.

Leder sjekker posten mot postlisten og fører på saksbehandler og eventuelle rettelser. Det må være rasjonelle rutiner som sikrer at disse opplysningene til enhver tid blir journalført slik at det er kontroll med dokumentasjonen. Ved elektronisk registrering kan leder føre dette direkte i journalen. Saksbehandler og eventuelle andre tilføyelser føres i stempel på dokumentene. Deretter fordeler leder posten til saksbehandlerne. Brukes papirbasert postliste returneres denne til arkivet påført merknader. Arkivet fører endringer og rettelser inn i journalen, og skriver ut en endelig postliste.

Den endelige postlisten settes kronologis inn i perm. I det offentlige gjelder de samme krav ved bruk av elektronisk registrering. Hver dag tas derfor løpende journal ut på papir, som arkivets sikkerhetsgaranti ved eventuell driftsstans.

For å oppfylle krav om offentlighet, innsyn og personvern, skal det i tillegg utarbeides en offentlig postliste/offentlig journal. Denne er utformet som den løpende journalen, men er beregnet på presse og publikum, og opplysninger unntatt offentlighet må derfor være sladdet, anonymisert eller avskjermet etter gjeldende regelverk. Lovparagraf for detteskal være påført.

Oppfølging av saksbehandlingen

Når posten er fordelt, må en sikre at den videre dokumentbehandlingen blir styrt. Saksbehandlers ansvar for journalføring av opplysninger om inngående (og egenproduserte) dokumenter må avklares og spesifiseres i rutiner. I det minste må saksbehandler kontrollere saksnummer, arkivkode og unntak fra offentlighet. Eventuelle endringer skal meldes til arkivet. Det samme skal gjøres dersom saksbehandler overleverer saken til en annen.

Samtidig skal arkivet sikre en løpende oppfølging, slik at all informasjon om saken, behandlingsfrister osv. blir gjort tilgjengelig for saksbehandler. Behandlingskontroll kan etableres ved bruk av forfallskontroll (oversikt over eventuelle behandlingsfrister / svarfrister) og restanselister (oversikt over alle inngående brev som ikke er avskrevet eller besvart). Listene bør utarbeides regelmessig. Arkivtjenesten skal gi beskjed til saksbehandler når en sak nærmer seg forfallsdato, mens virksomhetens ledelse avgjør tidsfristene for restansekontrollen. I statlige organer skal dette skje hvert kvartal. Spesielt ved bruk av elektronisk registrering, har arkivtjenesten mulighet til å tilby en løpende oppfølging av saksbehandlingen som tar hensyn til ulike frister ved listeutskrifter fra journalen. NOARK-standarden spesifiserer hvilke utskifter som skal kunne tas fra en elektronisk journal.

Arkivrutiner for saksbehandler

Registreringsansvar: En effektiv dokumetnadministrasjon er avhengig av at det er etablert gode arkivrutiner hos saksbehandler. Når saksbehandler besvarer en henvendelse, eller selv initierer en sak, må det være klare retningslinjer for saksbehandlers ansvar angående dokumentbehandlingen. Den utgående korrespondanse skal registreres i likhet med den inngående, og registreringsansvaret må avklares. Ved bruk av elektroniske journalføring må det nedfelles hvilke opplysninger om dokumentet som saksbehandler skal registrere og hvilke opplysninger arkivet har ansvaret for. I offentlig forvaltning legger standardkravene i NOARK opp til at registrering og ajourhold av journalopplysninger i størst mulig grad skal være forbeholdt autorisert arkivpersonale.

Behandlingsrapportering av inngående henvendelser. Behandlingsformen på inngående henvendelser skal meldes til arkivet slik at de kan journalføres. Dette gir grunnlaget for behandlingskontrollen. Dersom den inngående henvendelsen blir besvart ved utgående brev blir disse koplet ved registreringer i journalen. Dersom svaret blir gitt over telefon, eller brevet bare blir tatt til etterretning, må behandlingsmåten, svar og dato for denne noteres på det fysiske dokumentet. Mange har egne rubrikker i stempelet for avskrivningsmåte. Disse opplysningene er grunnlaget for registreringen, når dokumentet leveres tilbake til arkivet.

Personlig mottak: Det er det viktig å minne om at dersom saksbehandler under saksbehandlingen mottar arkivverdige dokumenter direkte i løpet av saksbehandlingen, enten i form av personlig levering, telefaks, eller elektronisk post, skal dissse bringes til arkiv for registrering.

Sakens dokumenter skal holdes samlet. Saksbehandler har ansvar for å holde sakens dokumenter samlet under saksbehandlingen.

Overføring av saker og dokumenter fra andre eller til andre skal meldes til arkivtjenesten for registrering.

Retur til arkiv: Når dokumentet / saken er ferdigbehandlet skal materialet leveres tilbake til arkivet. Utlånt materiale skal leveres tilbake i samme orden som det kom. I denne forbindelse bør det avklares hvem som har ansvaret for å rense mappen for eventuelt arkivuverdig materiale som har kommet til under saksbehandlingen.

Sluttbehandling, ekspedering og arkivering

Når saksdokumentene kommer til arkivet, foretar dette sluttbehandling og arkivering. Viktige arbeidsoppgaver er registrering av utgående korrespondanse, avskriving av inngående henvendelser, versjonskontroll, arkivbegrensning og arkivlegging. Disse rutinene skal sikre at virksomheten til enhver tid har ajourførte dokumentsamlinger og at arkivene inneholder all relevant informasjon. Det er derfor viktig at alle arkivverdige dokumenter leveres til arkivet, og at elektroniske dokumenter ligger i godkjent lager som forvaltes gjennom forsvarlige dokumentadministrative rutiner. Saksdokumenter i det offentlige kan bare lagres elektronisk dersom det blir nyttet systemer, rutiner og formater som er godkjent av Riksarkivaren for dette.

• Registrering av utgående korrespondanse: Arkivet foretar den nødvendige registrering av utgående korrespondanse i journalen. Opplysningene som skal registreres vil i hovedsak være tilsvarende som for inngående korrespondanse. Dersom arkivet også har ansvaret for utsendelse, kontrolleres journalopplysningen i brevet.
• Avskriving: I offentlig forvaltning er det krav at behandlingen av de inngående dokumentene skal registreres i journalen etter gjeldende retningslinjer. Dette kalles for avskriving og blir utført av arkivpersonalet. Grunnlaget for denne registreringen er utgående svarbrev eller påtegnelser om behandlingsform på inngående brev fra saksbehandler. Behandlingsformen registreres i journalen.
• Rensing: Før arkivering er det viktig at saksmappen renses for arkivuverdig materiale, som eksempelvis kopier, reklame, foreløpige utkast, binders, strikker og plastomslag.
• Arkivering, saksmappe og kopibok: Etter registrering, avskriving og ekspedering skal saksmapper og dokumenter arkivlegges etter gjeldende retningslinjer. I manuelle arkiver må det avklares om det er saksbehandler eller arkivet som har ansvar for å ta kopi til arkivet før originalen sendes ut. I det offentlige skal det normalt tas to kopier av utgående korrespondanse. Den ene oppbevares i den fysiske saksmappen, hvor dokumentene som tilhører samme sak samles i samme saksmappe, og legges kronologisk etter journalnummer eller etter stigende dokumentnummer. Den andre kopien. settes kronologisk i perm, såkalt kopibok. Kopiboken fungerer som et kronologisk register og en sikkerhetskopi av egenprodusert dokumentasjon. Kopibøker skal bindes inn senest ved bortsetting. Arkivlegging bør bare utføres av kvalifisert personale. Ved elektronisk saksbehandling arkiverer saksbehandler selv etter gjeldende retningslinjer.
• Versjonskontroll. Ved arkiveringen sjekkes det at det sist registrerte inngående dokument og kopi av det sist registrerte utgående dokument ligger i saksmappen og arkivet har ansvar for at kopibok til enhver tid er ajour. Ved elektronisk arkivering er det spesielt viktig at en er påpasselig med å sikre den siste oppdaterte versjonen av et dokument, samtidig som en er sikret originale formater av de arkivverdige dokumenter som blir bearbeidet, (eks. kart). Arkivverdige elektroniske dokumenter må oppbevares i formater og på medier som er tjenlige og sikre med hensyn til holdbarhet, ekthet og gyldighet. Når oppbevaringen i tillegg er basert på allmenne systemer for gjenfinning, er dette en garanti for at dokumentasjonen er tilgjengelig.