Mottak og sortering

All post som kommer til den ytre enheten skal i utgangspunktet sendes daglig til felles postmottak på Rådhuset.

  Unntak:

•  

  Ikke arkivverdig post; fordeles til rette vedkommende på enheten.

   

•  

  Arkivverdig post / saksdokumenter som skal behandles i fagsystem.

   

Med post menes alle innkomne dokumenter, uavhengig av format (e-post, skjema osv. er også post, og behandles i henhold til de generelle postrutinene).

 Mottak av e-post: Sorteres og behandles som annen post (se over).

 Arkivverdig post: Det stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokumenter for organet etter offentlighetsloven § 4; det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jfr. arkivloven med forskrifter § 2a-b, § 3-20.

 Ikke arkivverdig post, jfr. arkivlova med forskrifter §3-19:

- Trykksaker

- Offentlige publikasjoner

- Rundskriv

- Kurs- og konferansetilbud

- Reklame

- Årsmeldinger og rapporter

- m.m.