Fagsystem:

Det enkelte fagsystem har en systemansvarlig som har tilgang til å opprette brukere og å gi

roller og tilganger.

Systemansvarlig har, sammen med leder, ansvar for endringer og for å avslutte brukerrettigheter.

Sak-/arkivsystem:

1.  Den ansattes leder må sende et autorisasjonsskjema til IT-avdelingen. Skjemaet finnes på Allvis.

2.  IT legger inn programmet og gir tilbakemelding til arkivet om dette, samt om den ansattes brukerinitialer.

3.  Arkivtjenesten legger inn riktig rolle og de tilganger den ansatte skal ha (dette i samråd med den ansattes leder)

4.  Hvis den ansatte er ny bruker av Elements, blir vedkommende satt opp på et kurs i sak/arkivsystemet, så snart det lar seg gjøre.

5. Hvis en ansatt har behov for endringer i sine tilganger, så er det nærmeste leder som har ansvar for å melde fra om dette til Arkivtjenesten 

6. Behov for endringer i brukerrettigheter ivaretas av arkivpersonalet

7. Når en ansatt slutter, gir leder beskjed til arkivpersonalet som har tilgang til og ansvar for å avslutte brukeren i Elements

8. Når det gjelder fagsystem, så ligger ansvaret til den enkelte leder samt den som har systemansvar i de enkelte systemene.