Generelt
IKA Trøndelag er ansvarlig for depot - både på papir og digitalt. Selv om arkivet i sin helhet også er på papir, avleveres elektronisk journaler fra fagsystemene.
Går et system ut av administrativ bruk uten at datainnholdet flyttes til et nytt system eller virksomheten opphører, foretas en samlet avlevering, jf. arkivforskriften § 5-3.
Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 3-17. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.
I systemer som følger Noark-standarden, kan det registreres en blanding av elektroniske dokumenter og dokumenter i papirform under forutsetning av
| -
|
at alle journalførte dokumenter innenfor én og samme sak lagres enten elektronisk eller på papir, med visse unntak for vedlegg, jf. Noark
|
| -
|
og at elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel.
|
Dersom det forekommer en blanding av elektroniske dokumenter og papirdokumenter innenfor samme sak, må hele saken arkiveres og avleveres samlet på papir.
NOARK-systemer
Midtre Gauldal har følgende fullelektroniske arkivsystemer (kun elektroniske dokumenter).
Ephorte (saksarkivet) - NOARK 4
Visma Flyktning, Visma Velferd (sosiale tjenester), Visma Familia (barnevern) - NOARK 5
Arkivformatet for elektroniske saksdokumenter er PDF/A.
De elektroniske arkivsystemene i Midtre Gauldal kommune periodiseres hvert fjerde år, sammenfallende med Fylkes- og kommunestyresvalg.
Periodisering skjer fortrinnsvis med "mykt skille" dersom ikke spesielle forhold ligger til grunn. Se Periodisering i elektroniske journaler og arkiv i arkivplanen.
Periodeoversikt for elektronisk saksarkiv (ephorte) i Midtre Gauldal kommune
| Periode
|
Arkiv
|
Status
|
Fra dato
|
Til dato
|
| 1
|
EMNE
|
B
|
01.01.07
|
31.12.11
|
| 2
|
EMNE II
|
B
|
01.01.12
|
31.12.15
|
| 3
|
EMNE III
|
O
|
01.01.16
|
31.12.19
|
| 4
|
EMNE IV
|
A
|
01.01.20
|
31.12.23
|
Status B: Bortsetting i overlappingsperioden.
Status A: Aktivt arkiv.
Status O: Overført/deponert til IKA.
Periodeoversikt for øvrige elektroniske arkiv i Midtre Gauldal kommune
| Periode
|
Arkiv
|
Status
|
Fra dato
|
Til dato
|
| 1
|
Visma Familia
|
A
|
12.03.15
|
31.12.19
|
| 1
|
Visma Flyktning
|
A
|
12.03.15
|
31.12.19
|
| 1
|
Visma Velferd
|
A
|
12.03.15
|
31.12.19
|
Vedlikehold
Det elektroniske materialet ligger lagret både på egne servere og på backupserver i produksjonstiden. Etter deponering forvalter IKA Trøndelag materialet ihht til sine retningslinjer.
