Posthåndteringen

Ansvarlig

Konsulent

Inngående post

Post hentes fra posthylle i Servicekontoret

Post adressert til barnevern

I)                    Alt av post adressert til barnevern, t.o.m. med navn skal åpnes av konsulent. Sakspost og ikke sakspost skal sorteres. Sakspost skal stemples med dagens dato (da brevet ble mottatt), hvor stemplet er merket med ”Helse og familie”.

II)                  Saksdokument registreres fortløpende i Familia, perioder hvor det er travelt, sorteres de uten å registreres, men vil da bli registrert samlet senere.

III)                Etter registreringen legges saksdokumentene til hver enkelt saksbehandler i posthyllene.

Post adressert til PPT

I)                    Alt av post adressert til PPT, t.o.m. med navn skal åpnes av konsulent. Sakspost og ikke sakspost skal sorteres. Sakspost skal stemples med dagens dato (da brevet ble mottatt), hvor stemplet er merket med ”Helse og familie”.

II)                  Saksdokument registreres fortløpende i HK-data, perioder hvor det er travelt, sorteres de uten å registreres, men vil da bli registrert samlet senere.

III)                Etter registreringen legges saksdokumentene til hver enkelt saksbehandler i posthyllene.

Post adressert til psykiatri

I)                    Alt av post adressert til psykisk helsearbeid, t.o.m. med navn skal åpnes av konsulent. Sakspost og ikke sakspost skal sorteres. Sakspost skal stemples med dagens dato (da brevet ble mottatt), hvor stemplet er merket med ”Helse og familie”.

II)                  Saksdokument registreres fortløpende i Gerica, dersom brukeren ikke er registret i Gerica legges dokumentet i posthylle til leder i psykisk helsearbeid som fordeler nye brukere blant sine saksbehandlere som igjen leverer dokumentet tilbake til konsulent som skanner og registrerer dokumentet. I perioder hvor det er travelt, sorteres de uten å registreres, men vil da bli registrert samlet senere.

III)                Etter registreringen legges saksdokumentene til hver enkelt saksbehandler i posthyllene.

Avvik

Når konsulent ikke er på jobb

I)                    All post åpnes, sorteres på virksomhet og legges i plastmapper i konsulentens posthylle. Dersom det er post som ikke kan vente til konsulent er tilbake på jobb kan saksbehandler ta en arbeidskopi som skal makuleres når konsulent er tilbake og har fordelt innkommet post.

Utgående post

I)                    All utgående post legges i skap for post.

II)                  Om det er internpost, b-post eller a-post, skal dette legges hver for seg. Dette er merket i de forskjellige hyllene i skapet for post.

III)                Posten tømmes minst en gang daglig, senest kl. 14.15.

IV)               A-post merkes med ”A” på kovolutten.

Kopiperm

Kopi av alle utgående brev settes i kopiperm, som finnes i skap tre merket med de ulike virksomhetene.