Elektronisk arkivering

Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no

Konvertering til arkivformat

Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat (PDF/A).

Alle journalposter med status J blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Dette skjer i løpet av 20 sekunder.

Arkivansvarlig må daglig kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IKT dersom dette ikke er tilfelle. Denne kontrollen kan en gjøre ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper som er eldre enn en dag (lage standard søk - Kvalitetskontroll) og kontrollere dokumentversjonene om det forefinnes godkjent arkivformat.

Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutiner stoppes.

Makulering av innskannet papirdokument

Makulering av innskannet papirdokument kan først skje etter en gjennomført godkjent prøveavlevering av det elektroniske arkivet til IKA-Trøndelag. Dokumentene skal i denne perioden oppbevares kronologisk i arkivbokser pr måned.

Arkivansvarlig har det overordnede ansvaret for makuleringen

Nødprosedyrer ved driftsstans

I tilfeller der Elements er ute av drift i en kort periode skal journalføring utsettes til driften kommer i gang igjen. Det vil i slike tilfeller ikke bli fordelt post før systemet er igang igjen.

Dersom Elements er ute av drift over en lengre periode (mere enn 2 dager), skal journalføringen gjøres i en egen papirbasert journal. De innkomne saksdokumentene med kopi av journalen skal så sendes til avdelingene/enhetene for fordeling. Det skal også føres utlånslister. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skal skannes når systemet kommer i drift igjen.