Ferdigstilling/ekspedisjon av saksdokumenter og avslutning av saker

Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no

Ferdigstilling av saksdokumenter

Alle saksbehandlere plikter å ferdigstille saksdokumenter som er ferdige.

Dokumenter under utarbeidelse har status R. Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status settes da til F for ferdig. Uferdige dokumenter som som skal utgå, meldes arkivet og settes Utgått der.

(saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg)

Ekspedering av saksdokumenter

Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering. Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler.

Ekspedering med e-post: Brev ekspedert med e-post via ephorte, får status E – Ekspedert. Dette innebærer på lik linje med status F at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres.

Avslutning av saker

Saksbehandler skal ferdigstille ("Marker som ferdig" i menyen) sine saker når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken.

Det er kun arkivpersonell som har anledning til å avslutte (og gjenåpne) en saksmappe (eget søk Saker til avslutning.

En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov - når det kommer nye dokumenter i saken.