Oppretting av ny sak/nytt saksdokument av saksbehandler
Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no
Det er viktig at dokumentet opprettes i riktig sak! Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument.
Unntak: hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.
Nye saker som opprettes av leder/saksbehandler skal kun opprettes i de tilfeller hvor leder/saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen "Reservert" med statuskode R.
Oppretting av nytt saksdokument
Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:
| Type
|
Anvendelse
|
| I
|
Inngående dokument Brukes normalt kun av arkivpersonell som har ansvar for å registrere saksdokumenter som er mottatt fra andre virksomheter eller privatpersoner.
|
| U
|
Utgående saksdokument Skal benyttes hvor hovedmottaker er en ekstern virksomhet eller oppretting av delegert behandling.
|
| N
|
Notat med oppfølging Skal benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ePhorte. Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. mottaker må avskrive notatet).
|
| X
|
Notat uten oppfølging Kan benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ePhorte. Denne dokumenttypen skal benyttes når mottaker ikke skal ha et aktivt oppfølgningsansvar. For dokumenter som ikke skal ha noen mottaker, jfr plandokumenter, strategier, retningslinjer m.m.
|
| S
|
Saksframlegg Skal benyttes når en skal skrive et saksfremlegg (med utredning og innstilling) til et utvalg.
|
Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat
Alle utgående saksdokumenter og interne notater som produseres i organet, skal journalføres i Elements.
Saksbehandler har primæransvaret for å ferdigstille utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart.
Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedisjon av utgående brev.
Saksbehandleren har også ansvaret for å avslutte egne saker ved å markere saken som ferdig/sette status F.
Journalverdig utgående post skal sendes som ordinær post eller med e-post der dette er avtalt på forhånd med parten.(Henvendelser/forespørsler som er innkommet via e-post, kan besvares på samme måte uten nærmere avtale).
Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering.
Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.
Saksframlegg
Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S. I samråd med leder skal saksbehandler avklare hvilke utvalg saksframlegget skal fremmes for (behandles) i.
Når saksfremlegget er ferdig skrevet skal det ved instruks fra leder videre til rådmann eller den som er delegert myndigheten for kontroll og godkjenning.
Vedlegg skal kobles til saksfremlegget.
Delegerte saker
Det vises til vedtatt delegasjonsreglementet.
Delegerte saker opprettes med dokumenttype U og med mal Administrativt vedtak. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS for delegert sak og utvalgets navn.
Det viste elementet har ingen underelementer.
