Dokumenter mottatt av saksbehandler
Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no
Direkte overleverte saksdokumenter
Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder i papirformat må overleveres til arkivet/journalfører for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.
Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne importeres til saks-/fagsystemet av saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.
OBS! Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
Personlig adressert post
Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring.
Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for e-post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.
Post som ikke er journalført
Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring, evnt scannes inn av saksbehandler.
E-post: Se egne retningslinjer
Hastesaker
Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5: "Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar"
Journalførte saksdokumenter
Alle saksbehandlere plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes som sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.
Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes.
Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt.
