1. Gå gjennom det som skal kastes/makuleres. Dokumentene må vurderes i forhold til bevaring/kassasjon
   Det som skal makuleres: På Rådhuset finnes det makuleringsmaskin i kjelleren.
   Det som skal kastes: På Rådhuset finnes det avfallsbrikke. Snakk med noen på Servicekontoret.
2. Materialet som skal tas vare på:
   Rydd vekk plast, binders, og gummistrikk og pass på at hver sak ligger i et saksomslag. Her er det viktig at dere er nøye, for materialet blir kontrollert når det ankommer depot i Trondheim.
3. Arkivbokser: Vi kan kun levere arkivmateriale i godkjente bokser. Ta kontakt med arkivleder for å få utlevert slike bokser. NB! Den hvite siden av boksene skal brettes innover. Boksene skal ikke fylles for mye slik at de blir "gravide", dvs de skal ikke bule, men de skal heller ikke være halvfulle. Her er det viktig å pakke riktig. Ta kontakt med arkivet hvis dere lurer på hvordan boksene skal brettes.
4. Hva skal skrives på boksene
   På den ene kortsiden av boksene (der det stikker frem en flik) skriver dere med blyant. Skriv litt nedpå siden. Skriv på navn på arkivskaper (Enhet) , innhold og tidsrom, på hver boks. Teksten skal vise hva som ligger i hver enkelt boks.
5. Hvordan pakke og nummerere boksene:
   Pakk ned arkivmaterialet som hører sammen, i serier. Når dere har pakket ned alt som hører med i samme serie, så nummererer dere boksene fra 1 osv.  Hver serie starter fra nr 1.
6. Føring av avleveringslister/deponeringslister:
   Etter at dere har nummerert en serie, så lager dere en avleveringliste/deponeringsliste der dere fører inn boksnr, innhold, tidsrom, arkivkode (hvis dere finner den) og evnt om innholdet i boksen er u.off.
   Lag 1 liste for hver serie dere pakker ned. Legg avleveringslisten/deponeringslisten fremst i boks 1 i den serien listen tilhører.
7. Kvalitetssikring og nedpakking av klargjort arkivmateriale

Den som pakker arkiv har ansvaret for at arkivmaterialet er pakket etter ovenstående prosedyre. IKA Trøndelag kvalitetssikrer arkivmaterialet og gir tilbakemelding hvis det oppdages avvik fra prosedyren. Vi kan da bli presentert for en kostnad for å rydde i arkivmaterialet. Denne kostnaden belastes den gjeldende enheten.
Arkivtjenesten setter boksene i pappesker etter nummerering og etter serie. Eskene merkes med serienr og arkivboksnr.

Arkivtjenesten sender kopi av alle avleveringslister/deponeringslister til IKA Trøndelag og det gjøres avtale om aktuell dag for mottak av arkivmaterialet.

Transport av arkivmateriale til Dora
Transporttjenesten sørger for å kjøre arkivmaterialet innover til IKA Trøndelag etter avtale med arkivtjenesten.