Arkivpersonale, ledere og saksbehandlere som oppretter saker og journalposter skal forholde seg til følgende registreringsregler når det gjelder nedenforstående bestemte type saker.
| Type dokument
|
Type sak
|
Enkeltsak/samlesak
|
|
Arkivdel
|
Klassering 1
|
Klassering 2
|
|
Uoff?
|
| Produksjonstilskudd - samleliste/søknader (*), korrigeringer og kontroll
|
|
SAK: Produksjonstilskudd - alle søknader og vedtak på år legges i samme sak.
|
Samlesak pr år
|
|
Emne
|
V13
|
|
|
|
| Klage produksjonstilskudd/manuell utbetaling
|
SAK/I-JP: Klage - produksjonstilskudd - omgang - søker
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
V13
|
|
|
U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| SMIL-midler (spesielle miljøtiltak i jordbruket)
|
SAK: SMIL-midler - formål -
gbnr - søker I-JP: Benevnes ihht dok. innholdstekst
|
Enkeltsak
|
|
GBNR
|
GBNR
|
K21
|
|
|
| Miljøtilskudd i jordbruket (RMP)
|
SAK: RMP - miljøtilskudd til jordbruket - en felles sak for alle søkere. JP: Benevnes ihht dok. innholdstekst
|
Samlesak pr år
|
|
Emne
|
V10
|
|
|
U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Miljøtilskudd i jordbruket (RMP) - kontroll
|
SAK: Miljøtilskudd (RMP) - årstall - kontroll I-JP: Kontroll miljøtilskudd - årstall - søker U-JP: Uført kontroll - miljøtilskudd -årstall - søker
|
Samlesak pr år
|
|
Emne
|
V10
|
|
|
U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Forpaktningsavtale
|
SAK/I-JP: Forpaktningskontrakt - gbnr - parter
|
Enkeltsak
|
|
GBNR
|
GBNR
|
V65
|
|
|
| Viltfond
|
Kommunalt viltfond - formål - søker
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
243
|
K40
|
|
|
| Tidligpensjon
|
SAK: Søknad om tidligpensjon i jordbruket - søker I-JP: Søknad om tidligpensjon i jordbruket - søker
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
V14
|
|
|
U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Autorisasjon plantevernmidler
|
SAK: Autorisasjon i plantevern - år
|
Samlesak
|
|
Emne
|
V36
|
|
|
|
| Avlingssvikt
|
SAK: Erstatning for avlingssvikt - årstall I-JP: Søknad om erstatning for avlingssvikt
|
Samlesak pr. år
|
|
Emne
|
V15
|
|
|
U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| 5-årig gjødselplan
|
SAK: 5-årig gjødselplan I-JP: Søknad om 5-årig gjødselplan - gbnr - søker
|
Enkeltsak
|
|
GBNR
|
GBNR
|
V32
|
|
|
| Spredning av husdyrgjødsel (gjelder dispensasjoner og ulovlig spredning)
|
SAK: Spredning av husdyrgjødsel - årstall I-JP: Spredning av husdyrgjødsel - etternavn fornavn
|
Enkeltsak
|
|
GBNR
|
GBNR
|
V33
|
|
Ulovlig spredning? : U.off. + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Samdrift
|
Sak: Etablering av samdrift i melkeproduksjon I-JP: Søknad om etablering av samdrift - navn samdrift
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
V00
|
|
|
|
| Søknad om bygging av landbruksveg
|
Sak: Søknad om bygging av landbruksveg - navn på vegen - gbnr - søker. Samme på JP
|
Enkeltsak
|
|
Gbnr
|
V83
|
|
|
|
| Søknad om tilskudd til vegbygging
|
Sak: Søknad om tilskudd til vegbygging - vegnavn - søker. Samme på JP
|
Enkeltsak
|
|
V83
|
Gbnr
|
|
|
|
| Reguleringsplaner
|
1648_(planID)_Rp_(navn på sted/område)
|
Enkeltsak pr plan
|
|
Plansak
|
L12
|
|
|
Legg på mappetype PL - plansak
|
| Tomtesalg/kjøp (m/skjøte og kjøpekontrakt)
|
Tomtesalg/kjøp - eiendom - kjøpers navn
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
L83
|
Underskrevet kjøpekontrakt og tinglyst skjøte skannes
|
|
|
| Målebrev
|
Målebrev - gnr/bnr
|
Legges på delingssaken
|
|
Gbnr
|
L33
|
Tinglyst målebrev skannes. Orginal sendes saksbehandler.
|
|
|
| Kommunale boliger, herunder klage på avslag/boligforhold, samt søknader/kontrakter/oppsigelser
|
Kommunale boliger - søknader/kontrakter/oppsigelser - år
|
1 sak for hvert leieforhold.
|
|
Emne
|
613
|
|
|
U - skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Søknader om lån/finansering fra Innovasjon Norge.
|
Saken registreres. Saksbehandler legger inn selve søknaden (pga tilgang til Innovasjon Norge)
|
1 sak for hvert forhold
|
|
Emne
|
252
|
|
|
U-skjerming pga taushetsbelagte opplysninger
|
| Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel (gårdbrukere)
|
Avsender legges inn fra Folkeregistret
|
1 sak for hvert år pr gårdsbruk
|
|
Gbnr
|
V14
|
|
|
Uoff
|
| Saker som gjelder utvalgte kulturlandskap, Miljøtiltak osv. Dvs saker som gjelder et gårdsbruk
|
Avsender legges inn fra Enhetsregisteret da gårdsbruk har egne organisasjonsnr
|
1 sak for hvert forhold
|
|
Gbnr
|
K-kode
|
|
Dokumentasjon som kommer inn via Svar inn, som et utgående dok, endres til inngående dok før dokumentet journalføres. Dette pga at saksbehandler ønsker å følge opp.
|
|
| Ulovlighetsoppfølging (byggesaker)
|
Sakene opprettes som egne saker og kobles til eventuell byggesak. Bruk 2-sidig lenke.
|
1 sak for hvert forhold
|
|
Gbnr
|
L45
|
|
|
|
| Personalmapper (*)
|
Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn
|
En sak pr tema
|
|
PERSONAL
|
Personnr (11 siffer)
11111111111
|
K-kode
|
Virksomhetsleder er saksansvarlig og pers.avd. får tilgang på sak/JP
|
P + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Disiplinærsaker
|
Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn
|
En sak pr hendelse
|
|
EMNE
|
|
K-kode
|
Fører saken til sanksjoner skal saken legges over på Personalarkivet
|
P + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Elevmapper (*)
|
Emne (det saken gjelder) - Fornavn Etternavn
|
En sak pr tema
|
|
ELEV
|
Personnr (11 siffer)
11111111111
|
K-kode
|
Virksomhetsleder er saksansvarlig
|
E + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Barnehagemapper(*)
|
Emne (det saken gjelder) - navn barnehage - Fornavn Etternavn
|
En sak pr tema
|
|
BARN
|
Personnr (11 siffer)
11111111111
|
K-kode
|
Virksomhetsleder er saksansvarlig
|
E + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Startlån - behandles i fagsystem!
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Avtaler/kontrakter
|
Avtale om ........ - avtaleparter - settes som merknad på hver enkelt JP
|
Egen JP i tilhørende sak (legges også inn i egen liste -oversikt over avtaler)
|
|
Emne
|
Klassering etter sakens innhold
|
|
|
Originaler som må tas vare på, legges i avtalearkivet som står i tilfluktsrommet. Saksbehandlers ansvar!
|
| Næringsfond/ Konsesjonsfond
|
Næringsfond/ Konsesjonsfond - søknad om støtte til (formål) -søker
|
Enkeltsak
|
|
Emne
|
242
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Konsesjon/konsesjonsfrihet
|
Søknad om konsesjon/konsesjons- frihet - gbnr - fornavn etternavn
|
Enkeltsak
|
|
GBNR
|
Gbnr - navn eier
|
V62
|
|
|
| Tilsetting (ledig stilling)
|
SAK: Type (fast/vikar m.m.) - størrelse stillingstittel - arbeidssted
|
Enkeltsak/En sak flere stillinger
|
|
Emne
|
410
|
|
Definer tilg.grupper: pers.avd. samt aktuelle virksomhetsledere
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Budsjett (*)
|
SAK: Handlingsprogram med økonomiplan (år) - (år) med årsbudsjett (år)
|
Samlesak pr år (en samlesak for alle virksomheter)
samt vedtatte dokumenter: Tittel: Vedtatt Handlingsprog...
|
|
Emne
|
150
|
|
Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt virksomhetsledere/ seksjonsledere (budsjettansvarlige)
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger (inntil ???)
|
| Årsmelding og årsberetning (*)
|
SAK: Årsmelding og årsberetning - (årstall)
|
Samlesak pr år (en samlesak for alle virksomheter), inkl behandling både årsmelding og -beretning samt vedtatte dokumenter: Tittel: Vedtatt Års...
|
|
Emne
|
100
|
|
Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt virksomhetsledere/ seksjonsledere (ansvarlige årsrapp)
|
|
| Barnehagesøknad
|
Behandles i fagsystem, ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| SFO søknad/kontrakter
|
Behandles i fagsystem, ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Kulturskole søknad/kontrakter/oppsigelser
|
Behandles i fagsystem, ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Oppsigelser pga manglende betaling, SFO/barnehage
|
Oppsigelse av plass i barnehage/SFO - årstall
|
Samlesak pr år
|
|
Emne
|
203
A11
B31
|
|
|
|
| Utleie skolebygg
|
Leie av rom - skole
|
Samlesak pr.skoleår
|
|
Emne
|
614
|
|
|
|
| Klasselister
|
Legges ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Klasselister - innskriving
|
Legges ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Foreldrerådet
|
Legges ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Nasjonale prøver
|
Legges ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
| Vitnemål
|
Vitnemål - navn
|
Enkeltsak pr elev
|
|
Elev
|
B67
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Standpunktkarakterer klager
|
Klage på standpunktkarakter - fag - elevens navn (etternavn og fornavn)
|
Egen sak pr henvendelse/klage
|
|
ELEV
|
Personnr (11 siffer)
11111111111
|
B64
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Avgangsprøver/eksamen, legges ikke i Elements
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Avgangsprøver - eksamen - klager
|
Klage på avgangsprøve - fag - elevens navn (fornavn etternavn)
|
Enkeltsak
|
|
ELEV
|
Personnr (11 siffer)
11111111111
|
B65
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Trafikksikkerhetsskyss
|
Trafikksikkerhetsskyss - skoleår - skole
|
Enkeltsak
|
|
ELEV
|
11111111111
|
N06
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Refusjon for gjesteeelever
|
SAK: Refusjon gjesteeelev - fornavn etternavn - født-dato JP 1: Søknad om refusjonsgaranti - skoleår - fornavn etternavn - født-dato JP 2: Refusjonskrav - skoleår - fornavn etternavn - født-dato
|
1 sak pr elev pr skole
|
|
Emne
|
233/223
|
A05 Fnr
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Spesialundervisning/spesialpedagogisk hjelp
|
Sak: Spesialundervisning - Elev
|
1 sak pr elev pr skole
|
|
Elev
|
A24 evnt A16
|
|
|
Uoff + skjerming av elevens navn/foresatte
|
| Refusjoner(generell)
|
Refusjon - emne - enhet/avd. - år
|
Samlesak pr år/enkeltsak
|
|
Emne
|
233
|
(fagkode enhet/avd.)
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
| Tilskudd - inn/ut
|
Tilskudd - formål - årstall
|
En sak pr formål
|
|
Emne
|
233/223
|
|
|
|
| Klager (generelt) (*)
|
Klage - tema (det saken gjelder) - etternavn fornavn
|
En sak pr klage
|
|
Emne
|
Tema
|
|
|
U + skjerming taushetsbelagte opplysninger
|
Alle personalsaker og tilsettingssaker føres på virksomhetsleder som saksansvarlig eller den som er delegert oppgaven på enheten. Andre saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i saken og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.
Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes ved behov.
Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes ved behov.
Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.
Det skal opprettes kun en sak pr år. Tittel: Årsberetning og årsmelding (år).
Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken.
