Formål

Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk i Elements, og at original på papir oppbevares i de tilfeller der dette er nødvendig.

Omfang

Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Herunder avtaler/kontrakter med minst to signaturer, hvorav en av avtaleparten er ekstern, tinglyste avtaler som kommunen har inngått samt skjøter og garantier.

Unntak: Avtaler/kontrakter som gjelder kun en kort periode. Disse kan oppbevares kun elektronisk.

Bakgrunn

Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i Elements, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram i Elements hvor originalen befinner seg.

Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging.

Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt.

Ansvar

Enhet:

 - Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til arkivet for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer.

 - Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden.

 - Forsvarlig oppbevaring av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter som enheten ønsker å ha lokalisert på enhet.

Arkivet:

 - Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelsen.

 - Oppgi i Elements hvilken enhet som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der dette er aktuelt.

 - Ajourholde beskrivelse av hvordan inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er oppbevart i papir på enhet (i tabell under her).

Arbeidsbeskrivelse

Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak.

Den signerte avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost på saken.

Som oppbevaringssted (legges inn i Elements som Merknad) velges den enhet som den originale avtalen er sendt til.

Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter saksnummer, i eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle enheten/virksomheten.

Avtaler som gjelder den ansatte skal ikke i avtalearkivet, men kun i personalmappa.

Avtaler knyttet til eiendom, oppbevares i eget arkivskap som befinner seg i arkivrommet i kjelleren på Rådhuset.

• · Tinglyste dokumenter (skjøter m.m.)
• · Pantobligasjoner
• · Grunneieravtaler

Avtaler skal journalføres både når de kommer til underskriving og etter at de er underskrevet. Arkivet sender original til saksbehandler for underskriving og setter på en beskjed om at avtalen må returneres arkivet for journalføring også etter at den er underskrevet.