Felles postmottakDet sentrale arkivet på Rådhuset er felles postmottak for alle kommunens virksomheter. Mottak, sortering og registrering av inngående postMottakSakspost som ikke skal behandles i eget fagsystem, sendes felles postmottak eller scannes inn/registreres av den enkelte saksbehandler. Saksbehandlerne blir oppfordret til å scanne og importere dokumenter selv, etter overgang til Elements. Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e-post, skjema, innscannede dokumenter osv.) Postmottak har ansvar for at arkivverdig e-post sendt til postmottak@midtre-gauldal.kommune.no videresendt til arkivtjenesten. Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes og behandles etter de samme kravene. Post fra Altinn Dokumentasjonen videresendes til enheten denne gjelder for, med beskjed om at hvis de ikke ser meldinga eller ikke har tilgang, må de bestille rettighetene de mangler i Altinn. Evnt så kan de ta kontakt med Informasjonsikkerhetsansvarlig. Dokumenter som fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, registreres/importeres i Elements. Etter at vi har videresendt, evnt registrert e-posten, så skal den slettes fra innboksen i Altinn. Mottak av e-post Kommunen har felles mottak for e-post til virksomheten: postmottak@mgk.no.
Postjournal Postjournal publiseres på kommunens nettsider med tre arbeidsdagers forsinkelse. Postlisten kvalitetssikres av arkivet før utlegging. Dette gjøres ved at 2 ansatte, hver for seg, kvalitetssikrer postlistene daglig. Etter kvalitetssikring krysses det av i skjemaet som ligger på O:/Informasjonsavdelingen/Arkiv/kontroll av postliste. Sortering / åpningPosten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post:
Arkivverdig post Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §4, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a-b § 3-20
Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter fra andre offentlige institusjoner (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19 Egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.
Feiladressert post Returneres uåpnet til Posten.
Personlig post Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Midtre Gauldal kommune. Unntak: Når arkivpersonalet har fått skriftlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes. Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen.
Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser
Større anbud/tilbud mottas via et datasystem som heter Mercel. Saksbehandler har ansvar for å lagre dokumentene i Elements. Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
Rekommandert sending Sjåfør i transporttjenesten har fullmakt til å hente verdipost og pakker adressert til Midtre Gauldal kommune. Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling.
Rundskriv I utgangspunktet behandles rundskriv som infopost (se ovenfor). Inngående rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker journalføres og skannes av arkivet, evnt av saksbehandler.
Møteinnkallinger, - referater og – protokoller Møtedokumenter fra eksterne styre, råd og utvalg skal journalføres. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Midtre Gauldal kommune ikke har sekretariatsansvaret. Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling. Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.
Høringer Oversendes arkivet for journalføring. Stempling Alle inngående dokumenter skal stemples med stempel som inneholder kommunenavn og dato før dokumentene blir skannet. Unntak: Meldinger om vigsel skal ikke stemples, verken med dato eller som scannet. Registrering/JournalføringI journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Post i fagsystemene føres i sine respektive systemer av ansvarlig journalførende enhet. Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen. Alle saker klasseres med ordningsverdi (K-koder, fødselsnummer, gårds.- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel. I objektarkiver skal det være klassert med primær- og sekundærkode. Følgende opplysninger registreres: Dokumenttype, dokumentdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumentittel og datering på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7 Arkivtjenesten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene. Ved tvil går dokumentet til leder, som viderefordeler til riktig saksbehandler. Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der kommunedirektør, leder eller den som har fått fullmakt til dette, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Elements med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.
Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling og evt ekspedering av dokumenter Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøreres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- · at journalposten er knyttet til riktig sak
- · at evt avskrivning er utført
- · at offentlighetsvurdering er gjennomført
- · at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
- · hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
Det skal også kontrolleres
- · At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til riktig sak i Elements.
- · At Elements blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst.
- · At kvalitetssikring (ferdigstilling av dokumenter og saker, restansekontroll) som gjøres av saksbehandlere og ledere, blir utført.
- · Titler på saker og journalposter (Viser til registreringsregler for saks- og dokumenttittel på bestemte typer saker).
Registreringsregler se eget dokument Registreringsregler Journalføring av E-post E-post journalføres etter samme regler som papirpost Import og journalføring av E-skjema Importeres i riktig sak, og journalføres av arkivtjenesten.
|
