(1) Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

(2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

a)

ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter,

b)

hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller,

c)

hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

d)

ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,

e)

ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

f)

rutiner som definerer ansvar for:

-

fordeling av dokumenter,

-

retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,

-

avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter,

-

vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,

-

registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette, og

g)

prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.